Video dan Tata Cara Pendaftaran RUTA



RUTA BELLEZZA 2021

Rapat Umum Tahunan Anggota (RUTA) :

  1. Rapat Umum Tahunan Anggota yang diadakan setahun sekali, setelah berakhirnya tahun buku Perhimpunan.
  2. Dalam Rapat Umum Tahunan Anggota meliputi berikut ini:
    • Pengurus melalui Building Management memberikan laporan pertanggungjawaban mengenai kepengurusan Perhimpunan dan administrasi keuangan selama tahun buku yang lalu.
    • Pengurus melalui Building Management memberikan Laporan Keuangan Perhimpunan tahun buku yang lalu yang telah diaudit oleh Akuntan Publik yang independen, harus diajukan kepada rapat untuk mendapatkan persetujuan dan pengesahan.
    • Membahas hal-hal lain yang seharusnya diajukan dalam Rapat Umum Tahunan Anggota sesuai dengan Anggaran Dasar Perhimpunan.
  3. Rapat Umum Tahunan Anggota yang telah memenuhi kuorum dan prosedur sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar, dapat mengambil keputusan yang sah untuk menerima atau menolak pertanggungjawaban kepengurusan Perhimpunan.

 

Syarat syarat untuk dapat mengikuti RUTA diharuskan memiliki kriteria berikut:

  1. Pemilik hunian dan non hunian satuan rumah susun The Bellezza Permata Hijau, harus sudah berusia dewasa (berusia di atas 17 tahun) dan telah melengkapi data hunian seperti KTP, Kartu Keluarga (KK) dan PPJB/AJB/SHM.
  2. Pemilik hunian dan non hunian yang dapat mengikuti Rapat Umum Tahunan Anggota harus sudah menyelesaikan kewajibannya terhadap pembayaran service charge, sinking fund dan utility sampai dengan bulan diadakan Rapat Umum Tahunan Anggota.
  3. Surat kuasa apabila unit tersebut dikuasakan berikut dengan KTP pemberi dan penerima kuasa (untuk non hunian harus melampirkan surat keterangan karyawan tetap), dengan ketentuan mengenai pemberian kuasa sebagai berikut:
    1. Jika kuasa dari pemilik unit / per orangan dapat memberikan kuasa ke : istri/suami, orang tua kandung suami/istri atau saudara kandung, atau anak yang sudah dewasa dan terdaftar dalam 1 kartu keluarga, dengan mengisi surat kuasa yang sudah disediakan oleh panitia;
    2. Jika pemilik unit adalah badan hukum maka dapat memberikan kuasa kepada: salah satu pengurus yang namanya tercantum didalam akte badan hukum atau karyawan tetap yang dibuktikan dengan surat pengangkatan karyawan tetap oleh salah satu pengurus perusahaan, dengan mengisi surat kuasa yang sudah disediakan oleh panitia;
    3. Penerima kuasa hanya dapat mewakili 1 (satu) orang pemilik unit, penerima kuasa hanya dapat mewakili 1 (satu) anggota perhimpunan, dan dalam hal pemilik perorangan mempunyai lebih dari 1 (satu) unit maka pemberian kuasa terkait keseluruhan unit tersebut hanya dapat diberikan pada 1 (satu) orang penerima kuasa.
  4. Penyelenggara dan Peserta Rapat yang hadir secara fisik dalam Rapat yang diselenggarakan baik secara tatap muka maupun virtual wajib mengikuti protokol kesehatan yang diberlakukan secara ketat, sebagai berikut:
    1. Sudah divaksinasi COVID-19 hingga dosis kedua dibuktikan dengan sertifikat vaksinasi yang dikeluarkan oleh pedulilindungi.id, dan/atau bukti vaksinasi yang dikeluarkan oleh Lembaga yang berwenang.
    2. Wajib menggunakan masker, mencuci tangan, dan menjaga jarak antar peserta rapat selama berada di area gedung tempat penyelenggaraan Rapat dan selama Rapat berlangsung.
  5. Konfirmasi Kehadiran
    1. Setiap pemilik hunian dan non hunian satuan rumah susun The Bellezza Permata Hijau, wajib melakukan konfirmasi kehadiran atau perwakilan yang akan ikut sebagai peserta rapat secara virtual, paling lambat tanggal 29 November 2021 melalui tautan yang dikirimkan kepada masing-masing pemilik hunian dan non hunian satuan rumah susun The Bellezza Permata Hijau.
    2. Dokumen kelengkapan yang perlu dilengkapi pada saat melakukan konfirmasi kehadiran melalui tautan yang disampaikan PPPSRS The Bellezza Permata Hijau, dapat dikirimkan melalui website https://Bellezza.id/RUTA (case sensitive), dan untuk dokumen fisiknya wajib diserahkan secara langsung ke Building Management The Bellezza Permata Hijau, menggunakan amplop putih dan menuliskan informasi: “RUTA 2021, <nama>, <dan no. unit>” paling lambat tanggal 29 November 2021 dengan menyertakan dokumen sebagai berikut:
      • Fotokopi KTP dan alamat email pemilik unit yang akan mengikuti RUTA Online;
      • Fotokopi KTP dan alamat email penerima kuasa yang akan mengikuti RUTA Online (apabila pemilik tidak bisa hadir dan dikuasakan);
      • Surat kuasa dengan tanda tangan basah diatas meterai Rp. 10.000,- (apabila pemilik tidak bisa hadir dan dikuasakan). Surat kuasa tersebut dapat diunduh melalui link website berikut:
        1. Untuk kepemilikan atas nama pribadi: https://s.id/RUTABellezza2021Pribadi
        2. Untuk kepemilikan atas nama badan hukum https://s.id/RUTABellezza2021BadanHukum 
      • Fotokopi Kartu Keluarga (KK) dan PPJB/AJB/SHM atas unit yang dimiliki di The Bellezza Permata Hijau. (Untuk keperluan notaris)                                                             

 

Kebutuhan yang harus dilengkapi dalam mengikuti RUTA sebagai berikut :

  • Sebelum mengisi form registrasi pada Google Form diharapkan membaca persyaratan dokumen-dokumen yang telah discan untuk dipersiapkan serta tata cara pengisian form registrasi
    • Dokumen-dokumen yang telah discan yang harus dipersiapkan untuk pengisian form :

      Untuk Kepemilikan Pribadi Harap Menyiapkan Dokumen-dokumen yang telah discan seperti Berikut: 

      • KTP/Passpor dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)
      • Foto Close Up Terbaru dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)
      • Kartu Keluarga dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)
      • Untuk kehadiran Kepemilikan Pribadi yang diwakilkan diharuskan menyiapkan dokumen yang telah discan seperti berikut :
        • Surat Kuasa, file Surat Kuasa untuk perwakilan dapat di unduh melalui link berikut: https://bit.ly/SuratKuasaRUTA setelah di unduh  lalu diprint dan diisi dan diberi materai Rp.10.000 serta tanda tangan basah. Selanjutnya dokumen surat kuasa di scan terlebih dahulu untuk di-upload melalui link diatas dengan format (.JPG, .PNG dan .pdf), setelah pengisian form tersebut dan telah meng-upload berkas Surat Kuasa,maka berkas surat kuasa yang telah diisi serta di berikan tanda tangan basah dan materai Rp10.000, harap diserahkan kepada BM di lobby apartment masing-masing dengan dimasukan kedalam amplop yang sudah diberi nama unit dan pemilik.
        • SURAT PERNYATAAN KEBENARAN DOKUMEN, file SURAT PERNYATAAN KEBENARAN DOKUMEN untuk perwakilan dapat di unduh melalui link berikut: https://s.id/SURAT_PERNYATAAN_KEBENARAN_DOKUMEN setelah di unduh lalu diprint dan diisi dan diberi materai Rp.10.000 serta tanda tangan basah. Selanjutnya dokumen surat kuasa di scan terlebih dahulu untuk di upload melalui link diatas dengan format (.JPG .PNG dan .pdf), setelah pengisian form tersebut dan telah meng-upload berkas SURAT PERNYATAAN KEBENARAN DOKUMEN,maka berkas SURAT PERNYATAAN KEBENARAN DOKUMEN yang telah diisi serta di berikan tanda tangan basah dan materai Rp10.000, harap diserahkan kepada BM di lobby apartment masing-masing dengan dimasukan kedalam amplop yang sudah diberi nama unit dan pemilik.
        • KTP Perwakilan dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)
        • Foto Close Up Terbaru Perwakilan dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)

      Untuk Kepemilikan Badan Hukum Harap Menyiapkan Dokumen-dokumen yang telah discan seperti Berikut:

      • KTP/Passpor dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)
      • Foto Close Up Terbaru dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)
      • Akta Pendirian Perusahaan dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)
      • Akta Pendirian Perusahaan Revisi dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)
      • Untuk kehadiran Kepemilikan Badan Hukum yang diwakilkan diharuskan menyiapkan dokumen yang telah discan seperti berikut :
        • Surat Kuasa, file Surat Kuasa untuk perwakilan dapat di unduh melalui link berikut: https://s.id/SuratKuasaRUTA setelah di unduh lalu diprint dan diisi dan diberi materai Rp.10.000 serta tanda tangan basah. Selanjutnya dokumen surat kuasa di scan terlebih dahulu untuk di upload melalui link diatas dengan format (.JPG .PNG dan .pdf), setelah pengisian form tersebut dan telah meng-upload berkas Surat Kuasa, maka berkas surat kuasa yang telah diisi serta di berikan tanda tangan basah dan materai Rp10.000, harap diserahkan kepada BM di lobby apartment masing-masing dengan dimasukan kedalam amplop yang sudah diberi nama unit dan pemilik.
        • SURAT PERNYATAAN KEBENARAN DOKUMEN, file SURAT PERNYATAAN KEBENARAN DOKUMEN untuk perwakilan dapat di unduh melalui link berikut: https://s.id/SURAT_PERNYATAAN_KEBENARAN_DOKUMEN setelah di unduh lalu diprint dan diisi dan diberi materai Rp.10.000 serta tanda tangan basah. selanjutnya dokumen surat kuasa di scan terlebih dahulu untuk di upload melalui link diatas dengan format (.JPG .PNG dan .pdf), setelah pengisian form tersebut dan telah meng-upload berkas SURAT PERNYATAAN KEBENARAN DOKUMEN, maka berkas SURAT PERNYATAAN KEBENARAN DOKUMEN yang telah diisi serta di berikan tanda tangan basah dan materai Rp10.000, harap diserahkan kepada BM di lobby apartment masing-masing dengan dimasukan kedalam amplop yang sudah diberi nama unit dan pemilik.
        • KTP Perwakilan dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)
        • Foto Close Up Terbaru Perwakilan dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)
        • Hasil Scan Surat Keterangan Karyawan Tetap dalam bentuk gambar dengan format (.JPG .PNG)

Setelah melakukan registrasi pada google form maka dalam waktu 1x24 jam setelah registrasi akan diberikan username dan password untuk peserta login ke lifescape agar dapat melihat laporan yg akan dibahas pada saat RUTA berlangsung.


Tata Cara Pendaftaran Dan Pengisian oleh Peserta untuk Dapat Mengikuti Kegiatan RUTA Online:

  1. Pemilik / Penghuni Pribadi yang datang sendiri (tidak di wakilkan), wajib melakukan pengisian Formulir  Konfirmasi Kehadiran, dengan mengikuti langkah – langkah sebagai berikut:
    • Calon peserta wajib melakukan pengisian Nama Lengkap yang sesuai dengan Kartu Identitas dan sesuai dengan Bukti Kepemilikan
    • Alamat Unit, diisi sesuai dengan jumlah banyaknya Unit yang dimiliki dan dipisahkan dengan tanda koma (,) untuk setiap unitnya
    • Wajib mengisi Nomor AJB atau nomor SHM
    • Wajib mengisi Nomor Ponsel yang terhubung dengan aplikasi percakapan Whatsapp
    • Wajib mengisi alamat email yang valid
    • Melakukan konfirmasi kehadiran
    • Setelah melakukan pengisian, maka Calon Peserta wajib mengklik tombol Next untuk masuk ke menu selanjutnya.
    • Pada halaman ini Peserta di wajibkan untuk melakukan Upload Dokumen Resmi dalam bentuk Hasil Scan/Foto, antara lain: KTP, Foto Close up terbaru, Kartu Keluarga (KK).
  2. Pemilik / Penghuni Pribadi yang memberikan kuasa, wajib mengikuti langkah – langkah sebagai berikut:
    • Calon peserta wajib melakukan pengisian Nama Lengkap yang sesuai dengan Kartu Identitas dan sesuai dengan Bukti Kepemilikan
    • Alamat Unit, diisi sesuai dengan jumlah banyaknya Unit yang dimiliki dan dipisahkan dengan tanda koma (,) untuk setiap unitnya
    • Wajib mengisi Nomor AJB atau nomor SHM
    • Wajib mengisi Nomor Ponsel yang terhubung dengan aplikasi percakapan Whatsapp
    • Wajib mengisi alamat email yang valid
    • Melakukan konfirmasi kehadiran dengan memilih di wakilkan
    • Setelah melakukan pengisian, maka Calon Peserta wajib mengklik tombol Next untuk masuk ke menu selanjutnya
    • Pada halaman ini Peserta di wajibkan untuk melakukan Upload Dokumen Resmi dalam bentuk Hasil Scan/Foto, antara lain: KTP, Foto Close up terbaru, Kartu Keluarga (KK).
    • Selanjutnya melakukan Upload Surat Kuasa yang telah diberi materai dan ditanda tangani
    • Selanjutnya melakukan Upload Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen telah diberi materai dan ditanda tangani
    • Mengisi nama perwakilan yang akan hadir
    • Nomor Ponsel Perwakilan
    • Email Perwakilan
    • Dan selanjutnya melakukan Upload KTP Perwakilan, Foto Close up Perwakilan
    • Catatan Khusus mengenai surat kuasa untuk kepemilikan pribadi, Perwakilannya hanya dapat diberikam kepada keluarga langsung (tercantum dalam kartu keluarga)
  3. Kepemilikan atas Nama Badan Hukum, wajib mengikuti langkah – langkah sebagai berikut:
    • Calon peserta wajib mengisi nama pemilik, merupakan nama badan hukum diisi sesuai dengan akte perusahaan
    • Alamat Unit, diisi sesuai dengan jumlah banyaknya Unit yang dimiliki dan dipisahkan dengan tanda koma (,) untuk setiap unitnya
    • Wajib mengisi Nomor AJB atau nomor SHM
    • Status kepemilikan
    • Wajib mengisi Nomor Ponsel yang terhubung dengan aplikasi percakapan Whatsapp
    • Wajib mengisi Email Badan Hukum / Pimpinan Badan Hukum
    • Selanjutnya mengisi Konfirmasi kehadiran, menyatakan apakah Pimpinan Badan Hukum akan hadir sendiri atau diwakilkan kehadirannya dalam RUTA
    • Setelah itu melengkapi dokumen hasil scan/foto: Identitas Pimpinan Badan Hukum, Foto Close Up, Akte Pendirian berikut perubahannya
    • Jika diberikan wakil ke karyawan maka wajib melakukan pengisian nama perwakilan, melakukan Upload KTP Perwakilan, Foto Close up terbaru perwakilan, Upload Surat Kuasa serta Surat Keterangan Karyawan Tetap


Mengisi formulir pendaftaran Online melalui google form yang sudah disediakan

      Pengisian Untuk Kepemilikan Pribadi bisa diakses melalui link berikut:
       https://s.id/RUTABellezza2021Pribadi


      Pengisian Untuk Kepemilikan Badan Hukum bisa diakses melalui link berikut:
       https://s.id/RUTABellezza2021BadanHukum

 

Tata Cara Peserta Dalam Mengikuti Kegiatan RUTA Online:

      Setelah mengisi form konfirmasi kehadiran, kemudian peserta akan mendapatkan surat konfirmasi ruta dari panitia, di dalam surat tersebut terdapat link zoom meeting dan pasword beserta dengan user id zoom yang akan digunakan oleh peserta pada saat hari H.

Surat konfirmasi kehadiran akan dikirimkan kepada peserta melalui berbagai media yang informasinya sudah disampaikan pada waktu pendaftaran, yaitu melalui email dan whatsapp peserta

Pada saat hari H pelaksanaan RUTA, peserta dapat login kedalam zoom 2jam sebelum RUTA dimulai


Untuk dapat memasuki Meeting ZOOM dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

  1. Pastikan peserta memiliki koneksi internet.
  2. jika peserta belum memiliki aplikasi ZOOM, peserta dapat mengikuti langkah berikut:
    Sebelum menerapkan cara instal Zoom Meeting di laptop dan HP berikut ini, pastikan kamu telah memenuhi kriteria berikut:
    • Pastikan kamu terhubung dengan internet berkecepatan minimal 3G. Zoom Meeting akan menyesuaikan kualitas gambar dengan bandwidth internetmu, tapi kamu harus memiliki bandwidth dengan minimal 600kbps hingga 1,2Mbps.
    • Jika menggunakan laptop dengan sistem operasi (OS) Windows, pastikan OS yang kamu miliki adalah Windows 7 ke atas dan jika menggunakan MacOS, Zoom Meeting dapat diinstall dengan minimal MacOS X di atas versi 10.10
    • Jika menggunakan perangkat tablet Apple (iPad), pastikan kamu menggunakan OS minimal iPad OS 13 ke atas dan untuk HP dengan iOS, gunakan minimal iOS 8 ke atas. Namun, jika menggunakan HP Android, kamu harus mempunyai OS minimal 5.0x Lollipop.
    • Jangan lupa, kamu harus memiliki kamera dan mikrofon yang bisa berfungsi agar pengalaman menggunakan Zoom Meeting bisa lebih maksimal.

    Cara install aplikasi ZOOM Meeting Melalui Komputer atau Laptop:
    1. Kunjungi halaman download Zoom Meeting
    2. Tunggu hingga proses download selesai
    3. Buka file yang baru saja di-download
    4. Selesai! Sekarang kamu sudah dapat mengikuti meeting online

    Cara install aplikasi ZOOM Meeting Melalui Android atau IOS:
    1. Kunjungi Google Play Store dan cari aplikasi ZOOM Cloud Meetings atau klik tautan mengunduh Zoom Meeting untuk Google Play Store ini.
    2. Klik “Install”.
    3. Tunggu hingga selesai diunduh, setelah itu klik “Buka”.
    4. Pilih “Join a Meeting”, “Sign Up”, atau “Sign in” dan kamu sudah dapat menggunakan aplikasi Zoom Meeting dari HP.
  3. Jika peserta sudah mengingstall aplikasi ZOOM, selanjutnya peserta mengklik link zoom yang telah diberikan melalui PC, Laptop, Tab & Smarthphone maka akan terdapat 2 opsi yang terdiri dari masuk menggunakan aplikasi ZOOM atau ZOOM Web lalu pilih salah satunya.
  4. Mengisi Screen Name sesuai template yang diberikan panitia, seperti contoh berikut ini: "AT09-01-Amalia".
  5. Lalu klik join dan peserta akan masuk ke waiting room, yang dimana panitia akan memverifikasi data sebelum meeting ZOOM dimulai.
  6. Jika data peserta sesuai dengan data konfirmasi pada google form maka peserta akan masuk keruang meeting ZOOM.

Agenda RUTA dalam Undangan menjadi sebagai berikut :

  1. Persetujuan Laporan Pertanggung Jawaban Operasional Periode tahun 2019 dan 2020.
  2. Persetujuan Laporan Keuangan Audited Periode tahun 2019 dan 2020.
  3. Persetujuan Rencana Kerja dan Budget 2021.
  4. Persetujuan Houserule Hunian dan Non Hunian.

 

Peserta dapat melaksanakan voting saat form voting sudah di tampilkan dengan tahapan seperti berikut :

  • Peserta voting akan memilih opsi dari daftar pilihan yang tersedia pada saat voting.
  • Peserta kemudian mengklik tombol send yang ada di bagian paling bawah.
  • Setelah memberikan suara, akan tampil keterangan voting diterima.
  • Untuk Q&A harus tertuju pada admin Q&A.

Proses ini dapat diulang untuk setiap pertanyaan yang dibutuhkan, peserta juga dapat melihat hasil voting melalui zoom yang sudah disiapkan oleh panitia.

Back to Home